Het is erg vervelend wanneer uw facturen onbetaald blijven, zeker als het gaat om vorderingen in het buitenland. Een internationaal incassotraject brengt dan ook enige uitdagingen met zich mee. Wat gebeurt er op het moment dat uw factuur niet wordt voldaan? Kan een internationale procedure ook in Nederland worden uitgevoerd? En wanneer kunt u hier een (internationaal) incassobureau voor inschakelen? In deze blog leggen wij u graag uit hoe een internationaal incassotraject verloopt.
Onbetaalde facturen in het buitenland
Het is een veelvoorkomend misverstand dat het incasseren van openstaande vorderingen in het betreffende land moet plaatsvinden. Dit is niet nodig. In Nederland is het namelijk ook mogelijk een internationaal incassobureau te vinden met de juiste expertise van het betreffende land.
Betaalafspraken en leveringsvoorwaarden
Om te beginnen is het van belang om uw betaalafspraken vast te leggen in een getekende overeenkomst. In de leveringsvoorwaarden staat namelijk wat er gebeurt op het moment dat de factuur niet (op tijd) wordt voldaan.
Het scheelt tijd en kosten om in uw leveringsvoorwaarden vast te leggen dat er bij het uitblijven van betaling, in Nederland, een juridische procedure wordt gestart waarbij het Nederlands recht van toepassing is. Daarnaast kunt u de rechtbank in de vestigingsplaats bij uitsluiting bevoegd laten verklaren. Dit wordt aangeraden omdat er dan geen onduidelijkheid ontstaat over de plaats waar gedagvaard dient te worden. Het is tevens verstandig om uw leveringsvoorwaarden in tenminste één of twee vreemde talen aan te bieden.
Lees onze blog: Onbetaalde facturen in het buitenland
Minnelijke incassoprocedure in het buitenland
Zaken als taalbarrières, wet- en regelgeving en cultuurverschillen maken het incasseren van internationale vorderingen lastig en tijdrovend. Het is van belang dat het incassobureau beschikt over native speaking professionals die de debiteur aan in zijn of haar eigen taal kunnen aanspreken. De debiteur wordt in deze buitengerechtelijke fase zowel schriftelijk als telefonisch benaderd. Het is ook belangrijk dat er voldoende kennis is met betrekking tot de cultuur en gebruiken van het desbetreffende land. In de praktijk blijkt dit namelijk een grote succesfactor te zijn. Bovendien kan het treffen van een betalingsregeling eenvoudiger in gang worden gezet.
Gerechtelijke incassoprocedure in het buitenland
Indien de minnelijke incassoprocedure geen resultaat boekt, wordt het gerechtelijke incassotraject in gang gezet. Voordat de gerechtelijke procedure van start gaat, wordt er in eerste instantie een onderzoek gedaan naar de haalbaarheid van een gerechtelijke procedure. Hierbij wordt er gekeken naar het rechtssysteem van het desbetreffende land, maar ook naar de financiële situatie van de debiteur. De kosten van de gerechtelijke incassoprocedure worden voorgelegd aan de debiteur.
Het is goed om te weten dat internationaal incasseren ook op basis van ‘no cure no pay’ mogelijk is. Hierbij is het belangrijk om te kiezen voor een betrouwbaar internationaal netwerk dat niet alleen zorgt voor de betaling van openstaande facturen, maar ook advies geeft om toekomstige wanbetaling te voorkomen. Het is wel belangrijk om te onthouden dat in de gerechtelijke fase 'no cure no pay' vrijwel niet mogelijk is over de grens, omdat het vaak wettelijk verboden is voor een advocaat om op basis van deze voorwaarden te werken.
Europees Betalingsbevelprocedure
Bedrijven binnen de Europese Unie (met uitzondering van Denemarken) kunnen in sommige gevallen een Europees betalingsbevel starten. Om dit te doen moet er eerst een standaardformulier worden ingevuld en bij de rechtbank worden ingediend. De rechtbank zal dan een Europees betalingsbevel uitvaardigen waarbij uw debiteur 30 dagen de tijd krijgt om te reageren als hij het niet eens is met de vordering. Als de debiteur niet reageert, wordt het betalingsbevel definitief ingesteld.
In elke lidstaat van de Europese Unie (met uitzondering van Denemarken) wordt het vonnis aanvaard. Echter kan deze procedure niet ingezet worden bij vorderingen waarop wel verweer is gevoerd, oftewel een ‘betwiste vordering’. Dit houdt in dat de debiteur ‘goede’ redenen heeft waarom de betaling niet is voldaan. Bijvoorbeeld omdat u niet volgens afspraak hebt geleverd.
De internationale incassoprocedure kort samengevat
Een internationale (minnelijke) incassoprocedure is in basis hetzelfde zoals die in Nederland. Over het algemeen is een incassobureau succesvoller indien het beschikt over de benodigde kennis en voertaal van de debiteur/het betreffende land. Indien de minnelijke incassoprocedure niet succesvol is, wordt een gerechtelijke procedure gestart. Tot slot kan voor een EU-lidstaat een Europees betalingsbevelprocedure opstarten, waarbij het betalingsbevel definitief wordt ingesteld indien de debiteur na 30 dagen geen reactie uitoefent.
Meer informatie over het internationale incassotraject?
Wilt u meer weten over dit onderwerp? Of wilt u wellicht advies over internationale incasso en/of het inschakelen van incassobureau? Neem dan gerust contact met ons op.
