Dankzij de EU, de komst van de euro en de open (handels)grenzen is het drijven van handel met internationale organisaties tegenwoordig een stuk eenvoudiger dan een aantal jaar geleden. Maar wat als vervolgens de rekening niet wordt voldaan? Wat kunt u doen om geen financiële schade te leiden? Kunt u hiervoor een (internationaal) incassobureau inschakelen?
Alvorens u internationaal zaken gaat doen is het altijd verstandig om te onderzoeken met wie u zaken gaat doen en wat de financiële positie van deze potentiele opdrachtgever is. U kunt hier eenvoudig een controle op uitoefenen door een kredietrapport te raadplegen. Een kredietrapport zorgt ervoor dat u beter inzicht krijgt in de financiële positie van uw (potentiele) opdrachtgever.
Betaalafspraken en leveringsvoorwaarden
Vervolgens is het van belang om uw betaalafspraken vast te leggen in een (ondertekende) overeenkomst. In uw leveringsvoorwaarden staat omschreven wat er gebeurt op het moment dat uw factuur niet op tijd wordt betaald.
Indien u op internationaal niveau zaken doet, is het een tijd- en kostenvoordeel om in uw leveringsvoorwaarden vast te leggen dat er, in geval van non-betaling, in Nederland een juridische procedure wordt gestart waarbij het Nederlands recht van toepassing is. U kunt tevens de rechtbank in de vestigingsplaats bij uitsluiting bevoegd laten verklaren. Dit is ook aan te raden omdat er dan geen onduidelijkheid is over de plaats waar gedagvaard dient te worden. Daarnaast is het verstandig om uw leveringsvoorwaarden in tenminste één of twee vreemde talen aan te bieden.
Uiteraard dient u een normaal maningsproces te starten indien de betalingstermijn is verstreken. Om het proces te versnellen wordt het aangeraden om de maning aan te passen naar de taal van de ontvanger. Hiermee ontneemt u de debiteur het argument dat de maning niet gelezen kan worden en/of onduidelijk is.
Hoe zit het met het betaalmoraal?
Elk land heeft tevens haar eigen betaalmoraal en kenmerken. Het is algemeen bekend dat hoe zuidelijker we gaan, hoe slechter het betaalmoraal is. Zo zijn er nog steeds landen waar betalingen per cheque heel normaal zijn? Onze digitale betaalmogelijkheden, waar wij in Nederland dagelijks gebruik van maken, lopen ver voorop ten aanzien van een hoop andere landen.
Omdat het betaalmoraal in andere landen niet altijd hetzelfde is als in Nederland, adviseren wij u om het maningsprofiel gelijk te houden aan uw binnenlandse debiteuren. Voor facturen met een hoge dispuutgevoeligheid en/of lage marges is het telefonisch opvolgen van debiteuren (bij voorkeur in zijn of haar voertaal) verstandig. U krijgt dan namelijk direct duidelijkheid wanneer én of de openstaande factuur wordt betaald. Hierdoor bent u in staat om snel maatregelen te nemen om het dispuut op te lossen of indien nodig een leverstop door te voeren.
Er wordt niet betaald, kunt u een incassobureau inschakelen?
Niet elk incassobureau (in Nederland) neemt internationale vorderingen in behandeling. De voornaamste redenen hiervoor zijn vaak dat de benodigde kennis, ervaring en specialisten ontbreken. Het aanspreken van de debiteuren in zijn of haar eigen voertaal, is bij minnelijke incasso namelijk een voorwaarde. De effectiviteit van een telefonische benadering in vergelijking met een schriftelijke benadering (bijvoorbeeld per post of e-mail) is vaak een stuk hoger, zeker als de debiteur door een native speaker wordt aangesproken. De belangrijkste barrière in het buitenland: taal, wordt hiermee getackeld.
Internationaal netwerk
Indien uw incassobureau consequent en op persoonlijke wijze communiceert met uw debiteur en dit vervolgens niet leidt tot betaling, is het van belang dat uw incassobureau beschikt over een goed internationaal netwerk. Hierdoor kan vrij eenvoudig en lokaal de druk verder worden opgevoerd. Binnen dit (internationale) netwerk is het tevens van belang om samen te werken met lokale kwalitatieve partners, die niet alleen minnelijk voor succes kunnen zorgen maar zeker ook de mogelijkheid hebben om een lokale juridische procedure te kunnen opstarten.
Vaak is het ook internationaal mogelijk om een incassodossier ‘no cure no pay’ voort te zetten. Een kwalitatief internationaal netwerk zorgt niet alleen voor de betaling van uw openstaande facturen maar geeft ook advies om in de toekomst wanbetaling te voorkomen.
Meer weten over dit onderwerp? Of wilt u wellicht advies over internationale incasso en/of het inschakelen van incassobureau? Neem dan gerust contact met ons op.
