Het is iets dat (helaas) vaak voorkomt én erg vervelend is: klanten die na levering van een product of dienst niet betalen. Wanneer dit vaker voorkomt kunnen er op financieel gebied tekorten ontstaan. Wat doet u op het moment dat uw klant niet betaalt? En weet u wat uw rechten zijn op dit moment?
Onderzoek installatiebranche
Uit onderzoek blijkt dat veel bedrijven niet de volledige kennis hebben van hun rechten wanneer een klant niet betaalt. Zo ook binnen de installatiebranche. Het gevolg van dit kennistekort is dat er uiteindelijk geen of te weinig actie wordt ondernomen bij het uitblijven van een betaling. Hierdoor lopen bedrijven geld mis.
Wat kunt u doen?
Om ervoor te zorgen dat u geen geld misloopt, zijn er een aantal stappen die u kunt ondernemen indien een klant niet betaalt.
Voorwaarden controleren
Ten eerste kunt u de opgestelde algemene- en leveringsvoorwaarden controleren. In uw leveringsvoorwaarden staat omschreven wat er gebeurt op het moment dat uw factuur niet op tijd wordt betaald. Let hierbij op of het afgesproken betaaltermijn hetzelfde is als het verstreken betaaltermijn. Wanneer dit klopt kunt u actie gaan ondernemen.
Klanten bellen
Nadat u de voorwaarden heeft gecontroleerd, kunt u eventueel telefonisch contact opnemen met uw klant. U kunt hier voor kiezen wanneer u persoonlijk klantcontact prettig vind. Wanneer u de klant belt kunt u nagaan of de klant de factuur heeft ontvangen én achterhalen waarom de klant niet heeft betaald. Zodra dit duidelijk is kunt u uiteraard uw klant verzoeken om de factuur alsnog te betalen.
Betalingsherinnering of aanmaning sturen
Of u er nu voor kiest om uw klant eerst te bellen of niet, u staat altijd in uw recht om een betalingsherinnering en daaropvolgend een aanmaning te sturen. Het is verstandig om het aanmaningsproces te hebben afgerond voordat u een incassobureau kunt inschakelen. Voordat u dit uitbesteedt is het belangrijk dat u een ingebrekestellingbrief verstuurd. In een ingebrekestellingbrief geeft u de klant een laatste kans om zonder extra kosten de factuur te betalen en vermeld u de bijkomende incassokosten. De betalingsherinnering of aanmaning kunt u al enkele dagen na het verstrijken van het betaaltermijn versturen.
Betalingsregeling treffen of incassobureau inschakelen
Wanneer uw klant na de aanmaning of betalingsherinnering niet betaalt, kunt u twee dingen doen: zelf een betalingsregeling met de klant treffen of een incassobureau inschakelen.
Het afspreken van een betalingsregeling kunt u bijvoorbeeld doen wanneer uw klant aangeeft niet het volledige bedrag te in één keer te kunnen betalen. Op deze manier zorgt u ervoor dat u in ieder geval een deel van het geld ontvangt én een goede relatie met uw klant behoud. Lukt het u zelf niet om een betalingsregeling te treffen, dan kunt u de vordering uitbesteden aan een incassobureau.
Voorkomen dat een klant niet betaalt
Het kan veel tijd en moeite kosten om niet-betalende klanten te laten betalen. Wij geven u graag zes stappen die u kunt ondernemen om dit mogelijk te voorkomen:
- Controleer voordat u zaken doet of uw (potentiele) klant in staat is om toekomstige facturen te betalen. Dit kunt u doen door middel van een kredietcheck;
- Stuur uw factuur direct nadat de deal is gesloten;
- Zorg ervoor dat uw factuur duidelijk, correct en volledig is;
- Vergroot het betaalgemak voor uw klant. Dit kunt u doen door uw klant meerdere betaalmogelijkheden aan te bieden;
- Maak duidelijke afspraken in uw algemene voorwaarden, leg betaaltermijnen vast en zorg voor een correcte algemene voorwaarden;
- Laat uw klant betalen voor levering van uw product en/of dienst.
Infographic Rechten en plichten Installatiebranche
Wilt u graag meer informatie met betrekking tot incasso en deze blog? Neem dan gerust contact met ons op via 020-3460746.
