Er is niks vervelender dan rekeningen die onbetaald blijven. Afgesproken betaaltermijnen bieden namelijk geen garantie dat een openstaande factuur daadwerkelijk (op tijd) wordt betaald. Voor menig ondernemers is een incassobureau inschakelen een grote stap. Wat kunt u eigenlijk doen om wanbetalers tegen te gaan? Wanneer schakelt u een incassobureau in? En wat moet u zelf gedaan hebben voordat u een incassobureau kunt inschakelen?
Betaaltermijn afspreken en incassobureau inschakelen.
Het is bij het aangaan van een overeenkomst als leverancier belangrijk om van tevoren een betaaltermijn af te spreken en/of deze op te nemen in de leveringsvoorwaarden. In de meeste gevallen wordt er een betaaltermijn van veertien of dertig dagen gehanteerd. Enkel bij wederzijds goedvinden (van zowel afnemer als leverancier) kan er van deze termijn worden afgeweken. Indien dit aan de orde is, dient er een afwijkende betaalafspraak vastgelegd te worden. Binnen debiteurenbeheer wordt er in de meeste gevallen, tussen de twee á vijf dagen na het vervallen van deze betaaltermijn, gestart met het versturen van aanmaningen. Deze acties worden in de regel ondersteund door telefonische (bel)acties.
Wanneer kunt u de vordering aanbieden aan een incassobureau?
Feitelijk gezien is een openstaande nota direct opeisbaar nadat de betaaltermijn is verstreken. Echter is het verstandig om het aanmaningsproces te hebben afgerond voordat een vordering ter incasso wordt aangeboden aan een incassobureau. Juridisch gezien is alleen een ingebrekestellingbrief voldoende. Een ingebrekestellingsbrief is een laatste (formele) aanschrijving waarin de debiteur erop wordt gewezen dat hij zijn verplichting nog moet nakomen en hem een laatste termijn wordt gegeven. Bij non betaling binnen de gestelde betalingstermijn, zal de vordering ter incasso uit handen worden gegeven aan een incassobureau. Belangrijk hierbij is dat er duidelijk (door het incassobureau) wordt aangegeven dat alle (incasso)kosten die hiermee worden gemaakt voor rekening van de debiteur zijn. Bij consumenten dient expliciet een termijn van veertien dagen na ontvangst van de aanmaning gegeven te worden. Deze laatste zin is belangrijk in het geval dat het minnelijk niet lukt om de factuur betaald te krijgen en er toch een juridische procedure opgestart dient te worden. Door deze formele zinssnede worden de gemaakte kosten (van de vordering) door de rechter meestal toegewezen.
Wat is structureel debiteurenbeheer?
Debiteurenbeheer bestaat in het (normale) traject uit het verzenden van een herinnering, aanmaning en ingebrekestelling. Deze kunnen zowel traditioneel (per post) als digitaal (per mail) worden verstuurd. Bij een consument is het verstandig om de zogenaamde veertiendagenbrief aangetekend te versturen. Indien er ook naar de debiteur wordt uitgebeld, is het van belang dat alle notities, afspraken, toezeggingen e.d. worden vastgelegd. Tezamen met alle e-mail correspondentie kunt u hierdoor, na het verstrijken van de gestelde deadline (vastgelegd in de ingebrekestelling), een compleet dossier aanbieden aan het incassobureau. Niet elke onderneming heeft genoeg werk voor een fulltime debiteurenmedewerker. Echter, is het wel van belang dat debiteuren structureel worden benaderd of opgevolgd. Oftewel: debiteuren actief benaderden op vaste dagen en tijden.
Zijn er ook uitzonderingen? Jazeker, als u signalen krijgt dat de vordering niet betaald gaat worden bijvoorbeeld vanwege een dreigend faillissement of andere financiële problemen. Dan kunt u bij een B2B vordering een kortere betalingstermijn bepalen of zelfs helemaal geen aanmaning versturen, maar direct de vordering aan een incassobureau uit handen geven. Het versturen van een herinnering of een aanmaning kunt u dan achterwege laten.
Het voeren van een structureel debiteurenbeheer- en beleid zorgt ervoor dat uw liquiditeit beter op orde is. Echter, het gebeurt regelmatig dat dit erbij in schiet. Indien debiteuren een dispuut opwerpen en deze vervolgens niet wordt vastgelegd, kan het gebeuren dat het oplossen van het dispuut wordt vergeten. Gevolg hiervan is dat de boekhouder na een jaar de debiteurenlijst uitdraait en u als leverancier niet meer weet wat er precies speelde. Het uiteindelijk resultaat? Uit commercieel belang wordt dan besloten om maar af te boeken.
Denkt u aan het inschakelen van een incassobureau?
U wilt graag een incassobureau inschakelen. Ieder incassobureau heeft haar eigen incassotraject en manier van klantbenadering. De incassostrategie van BVCM is altijd gericht op een persoonlijke en klantvriendelijke invordering. Daarmee behalen we maximale resultaten mét klantbehoud.
Incassobureau in het buitenland?
Als incassobureau zijn wij u ook internationaal graag van dienst: onze native speaking incasso-accountmanagers, incasseren zeer succesvol onbetaalde facturen in het buitenland. Daarnaast maakt BVCM deel uit van het internationale netwerk GCS, met meer dan honderd kantoren (grotendeels bestaande uit incassobureau's) in negentig landen. Dat stelt ons in staat om wereldwijd voor u te incasseren (ook middels verschillende incassobureau's).
Meer weten over dit onderwerp? Of wilt u wellicht advies over debiteurenbeheer en/of het inschakelen van incassobureau? Neem dan gerust contact met ons op. is.