Sinds 1 oktober 2024 is de cumulatieregeling incassokosten van kracht, een belangrijke wijziging binnen de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI). Deze regeling beoogt meer transparantie en eerlijkheid bij het berekenen van incassokosten, vooral wanneer het gaat om achterstallige betalingen van kleinere termijnbedragen. Maar wat betekent dit voor uw organisatie? En hoe kunt u uw processen hierop voorbereiden?
Wat houdt de cumulatieregeling in?
De cumulatieregeling introduceert een verlaagd tarief voor incassokosten bij opeenvolgende gemiste termijnen binnen een periode van zes maanden:- Voor de eerste gemiste termijn blijft de standaardvergoeding gelden, met een minimum van € 40.
- Voor opeenvolgende gemiste termijnen worden de incassokosten gehalveerd, met een maximum van € 20 per termijn.
- Voor bedragen boven € 266,67 blijft de standaardstaffel van incassokosten van toepassing.
Hiermee wordt voorkomen dat debiteuren onevenredig hoge incassokosten betalen bij meerdere kleinere schulden. Voor bedrijven betekent dit echter dat een goede administratie essentieel is, omdat elke termijn apart berekend en aangemaand moet worden..png?width=856&height=605&name=Blogpost%20%20(1).png)
Gevolgen voor uw debiteurenbeheer
De nieuwe regeling vraagt om een herziening van diverse onderdelen binnen uw debiteurenbeheer en facturatieproces:
- Aanpassing van software
Veel huidige softwarepakketten voor facturatie en debiteurenbeheer zijn niet ingericht op de specifieke eisen van de cumulatieregeling. Door over te stappen op softwareoplossingen die dynamisch en compliant factureren ondersteunen, voorkomt u problemen. - Contracten en algemene voorwaarden
Met de nieuwe regeling is het belangrijk dat uw algemene voorwaarden en contracten aansluiten bij de gewijzigde incassoregels. Onduidelijkheden hierover kunnen leiden tot discussies met klanten of juridische risico’s.
Advies: Laat uw algemene voorwaarden en contracten juridisch toetsen en zorg dat er heldere afspraken in staan over betalingstermijnen, incassokosten en opvolging bij wanbetaling. - Proces voor ordering en facturatie
Correcte facturatie is essentieel om discussie over achterstallige betalingen te voorkomen. Door gebruik te maken van Smart e-Invoicing wordt dit proces niet alleen veiliger en compliant, maar ook klantvriendelijker. Smart e-Invoicing biedt meer dan traditionele facturatie. Het systeem herkent bijvoorbeeld automatisch of een factuur al bij een incassopartner ligt, houdt rekening met aankomende betalingen en biedt de mogelijkheid om proactief betalingsregelingen te treffen. Dit helpt escalaties en oplopende kosten te voorkomen, terwijl het transparantie biedt aan debiteuren en de relatie met klanten versterkt. - Debiteurenbeheer en escalatie
De cumulatieregeling vereist dat u voor elke gemiste termijn een afzonderlijke WIK-brief verstuurt voordat u een dossier overdraagt aan een incassobureau. Dit vraagt om een efficiënt en geautomatiseerd debiteurenbeheerproces.
Advies: Overweeg geautomatiseerde workflows voor herinneringen, aanmaningen en het genereren van WIK-brieven. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en maakt uw proces compliant met de wet.
Voordat u overdraagt aan een incassobureau
Voordat u een dossier kunt overdragen aan een incassobureau, moet u voldoen aan de wettelijke vereisten:
• Verstuur voor elke gemiste termijn een WIK-brief met de juiste bedragen.
• Zorg dat alle documentatie compleet is, inclusief contracten, facturen en communicatie met de klant.
• Controleer of u incassokosten correct hebt berekend volgens de nieuwe regels.
Welke stap kunt u nu nemen?
De cumulatieregeling incassokosten vraagt om een proactieve aanpak en een goed doordacht debiteurenbeheerproces. Begin met het evalueren van uw huidige processen en stel uzelf de volgende vragen:
- Zijn mijn contracten en algemene voorwaarden afgestemd op de nieuwste regelgeving?
- Is mijn facturatiesysteem klaar voor de dynamische eisen van de cumulatieregeling en Smart e-Invoicing?
- Heb ik een duidelijk plan voor het opvolgen van gemiste betalingen en het versturen van WIK-brieven?
Neem contact op met BVCM om uw processen te optimaliseren. Onze oplossingen, zoals een geïntegreerd Order to Cash-platform, inclusief Smart e-Invoicing, helpen u om compliant te blijven, juridische risico’s te minimaliseren en uw klantrelaties te versterken.
Samen zorgen we voor compliant en effectief debiteurenbeheer.
