Onbetaalde facturen, iedere organisatie heeft er wel eens last van. U heeft er vast alles aan gedaan om de factuur betaald te krijgen en toch lukt het niet om de betaling van uw klant te ontvangen.
En nu, wat kunt u doen? Probeert u het zelf op te lossen of schakelt u een incassopartij in? Wat gebeurt er op het moment dat u een incassobureau ingeschakeld? Welke stappen worden precies ondernomen? En zijn er hoge kosten aan verbonden? Allemaal vragen waar wij in deze blog antwoord op geven.
De start van het incassoprocedure
Op het moment dat u een incassobureau inschakelt, gaat het incassobureau geld incasseren namens uw organisatie. Middels veelvoudig telefonisch én schriftelijk contact probeert het incassobureau een betaling af te dwingen bij uw debiteur. Is volledige betaling niet direct mogelijk, dan probeert het incassobureau, in overleg met de opdrachtgever, tot een betalingsregeling te komen. Deze fase wordt het minnelijke (incasso)traject genoemd.
Wat is minnelijke incasso?
Nadat u uw vordering (onbetaalde factuur) bij het incassobureau heeft ingediend, gaat het minnelijke incassotraject van start. In de minnelijke fase doet het incassobureau er alles aan om uw debiteur te laten betalen, zonder tussenkomst van de rechter. Allereerst benadert het incassobureau de debiteur door middel van een incassobrief, waarin de debiteur wordt aangemaand om het openstaande bedrag te voldoen. Hierbij is het openstaande bedrag verhoogd met wettelijke rente en buitengerechte incassokosten. Daarnaast zal het incassobureau ook proberen de debiteur telefonisch te contacteren. Mocht de debiteur na het ontvangen van een derde incassobrief geen betaling hebben gedaan, dan is de volgende stap: het juridische incassotraject.
Welke uitkomst(en) kan een minnelijke incassoprocedure hebben?
Minnelijke incassowerkzaamheden kunnen gedurende het incassotraject verschillende uitkomsten bieden. Deze uitkomsten hebben wij voor u op een rijtje gezet.
1. Directe betaling
De debiteur kan, na het ontvangen van de eerste incassobrief, de totale openstaande vordering direct betalen, inclusief rente en incassokosten.
2. Betalingsregeling
In sommige gevallen heeft de debiteur niet de mogelijkheid om het bedrag in één keer te voldoen. Het incassobureau kan, overleg met de opdrachtgever, de debiteur een voorstel doen om een betalingsregeling aan te gaan. Uiteraard gebeurt dit ook andersom, waarbij de debiteur een voorstel doet. Uiteraard dient de debiteur zich aan de betalingsregeling te houden. Mocht de debiteur de betalingsafspraak niet nakomen, dan kan een gerechtelijke procedure de volgende stap zijn.
3. Compromis
Er kan een conflict zijn tussen de opdrachtgever en debiteur. Dit kan te maken hebben met verschillende oorzaken zoals: onenigheid over de kwaliteit, levering of tal van andere zaken. In dit soort situaties dient een incassobureau met beide partijen te onderhandelen. Indien gewenst kunnen beide partijen samen tot een oplossing komen.
4. De debiteur reageert niet
In het minst ideale scenario kan het voorkomen dat de debiteur niet reageert wanneer er herhaalde brieven zijn gestuurd en/of telefonisch contact is gezocht. Indien nodig zal het incassobureau ook via andere wegen proberen contact zoeken met de debiteur. Toch kan respons uitblijven en wordt het dossier, na overleg met de opdrachtgever, overgedragen aan de gerechtsdeurwaarder (juridische incasso traject).
Wat zijn de kosten van een minnelijk incassotraject?
De kosten voor het minnelijke incassotraject zijn afhankelijk van de uitkomst en staan hieronder weergegeven.
1. Volledige betaling
Wanneer het incassobureau erin slaagt om het volledige bedrag te incasseren, zijn er geen kosten voor de opdrachtgever.
2. Gedeeltelijke betaling
Indien het volledige bedrag niet wordt geïncasseerd, worden er aan de hand van het geïncasseerde bedrag kosten in rekening gebracht bij de opdrachtgever.
3. Kosten bij het sluiten van een compromis
Indien het incassobureau een compromis sluit, worden kosten in rekening gebracht bij de opdrachtgever gebaseerd op de hoogte van de ontvangen betaling.
4. Kosten wanneer er niets wordt geïncasseerd
Wanneer een minnelijke incassotraject geen succesvol resultaat oplevert, worden er geen kosten voor de opdrachtgever in rekening gebracht. Een incassobureau werkt dan met het zogenaamde ‘no cure no pay’ principe, oftewel: geen oplossing, geen kosten.
Meer informatie over dit onderwerp?
Vond u deze blog interessant of wilt u wellicht advies over debiteurenbeheer en/of het inschakelen van incassobureau? Neem dan gerust contact door te bellen naar +31(0)20 - 346 07 46
