Heeft u een klant die niet betaald en zit u er aan te denken om de vordering over te dragen aan een incassobureau? Dan dient er naar uw klant (lees debiteur) minimaal één schriftelijke aanmaning gestuurd worden. In deze aanmaning kondigt u namelijk aan dat er incassokosten in rekening worden gebracht indien uw klant in gebreke blijft. De WIK brief is een brief conform de Wet Incassokosten. Als uw klant een consument betreft, bent u verplicht om een WIK brief te sturen. Dit is namelijk ter bescherming van de consument.
In het geval van bedrijven/organisatie is het versturen van een WIK brief niet verplicht. U kunt de brief ter herinnering sturen wanneer uw klant de overeengekomen betalingstermijn heeft laten verstrijken.
Lees hier meer over in onze blog ‘Debiteurenbeheer onder de loep: de betalingsherinnering, aanmaning en ingebrekestelling.
WIK brief volgens Wet Incassokosten
Per 1 juli 2012 dient de WIK brief te voldoen aan de eisen volgens de Wet incassokosten (WIK). Voor consumenten geldt de WIK als dwingend recht en worden de incassokosten vastgesteld conform de incassokostenstaffel.
Hoe kunt u incassokosten berekenen?
De hoogte van de netto vordering bepaald de hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten:
| Hoofdsom | Incassokosten | Minimum | Maximum | ||
| Over de eerste | € 0,- | Tot € 2.500,- | 15% | € 40,- | € 375,- |
| Over de volgende | € 2.500,01 | Tot € 5.000,- | 10% | € 625,- | |
|
Over de volgende |
€ 5.000,01 | Tot € 190.000,- | 5% | € 875,- | |
| Over de volgende | € 190.000,01 | Tot € 200.000,- | 1% | € 2.775,- | |
| Over het meerdere | € 200.000,01 | N.v.t. | 0,5% | € 6.775,- |
De buitengerechtelijke incassokosten dienen als vaste vergoeding voor de extra incassowerkzaamheden die zijn uitgevoerd om het openstaande bedrag alsnog betaald te krijgen.
U kunt pas buitengerechtelijke incassokosten bij uw klant(en) in rekening brengen nadat uw klant na het ontvangen van de laatste WIK brief, veertien dagen de tijd heeft gekregen, om de vordering alsnog zonder de bijkomende kosten te betalen.
De WIK brief dient aan de volgende richtlijnen te voldoen:
- U geeft de klant na ontvangst van de WIK brief, veertien dagen de tijd om de vordering alsnog kosteloos te voldoen;
- Vermeld het openstaande netto bedrag (de vordering) en het bedrag aan buitengerechtelijke incassokosten dat in rekening wordt gebracht indien de klant niet betaalt;
- Rekent u minder dan de maximale incassovergoeding conform de Wet Incassokosten (WIK). Vermeld dan wel de wettelijk toegestane maximum incassokosten;
- Schakelt u incassopartij in om de openstaande vordering voor u te incasseren en bent u niet btw-plichtig? Geef dan aan dat u de btw niet kunt verrekenen en daarom de incassokosten met het btw-percentage zijn verhoogd;
- De veertiendagentermijn gaat volgens de uitspraak van de Hoge Raad in op de dag nadat de brief bij uw klant is bezorgd. Voor de verzending van de brief wordt ook één dag gerekend. Concreet betekent dit dat de wettelijke veertiendagentermijn pas twee dagen ná dagtekening van de aanmaning begint.
De buitengerechtelijke incassokosten worden afgewezen indien in de WIK brief bewoordingen zijn gehanteerd die niet voldoen aan de eisen van artikel 6:96 lid BW met betrekking tot de veertiendagentermijn.
Bewoordingen die voldoen aan de wettelijke eisen zijn:
- Binnen veertien dagen vanaf de dag nadat de brief bij uw klant is bezorgd;
- Binnen vijftien dagen nadat de brief bij uw klant is bezorgd;
- Binnen drie weken nadat uw klant de brief heeft ontvangen;
- Het aangetekend versturen van de WIK brief is niet verplicht. U moet wel kunnen aantonen wanneer de WIK brief is verzonden in verband met de veertiendagentermijn. Indien u dit laatste niet kunt aantonen, dan kan de rechter de buitengerechtelijke kosten afwijzen. Het is dus altijd verstandig om de WIK brief zowel per (aangetekende) post als per e-mail te versturen;
- Nog geen betaling ontvangen na versturen WIK brief?
- Dan kunt u uw klant schriftelijk tot betaling sommeren middels een aanmaning. In deze aanmaning wordt het openstaande factuurbedrag vermeerderd met de wettelijke incassokosten.
Meer weten?
Heeft u vragen of opmerkingen over het versturen van de WIK brief (particulieren) of de pre-incassobrief (bedrijven)? Neem dan gerust contact met ons op via: 020 - 346 07 46 of stuur een mail naar: info@bvcm.nl.
