Het bijhouden van uw debiteurenadministratie is van groot belang voor uw liquiditeit. Hiermee kan namelijk voorkomen worden dat klanten uw facturen te laat of niet betalen. Het voeren van goed debiteurenbeheer is in feite niets anders dan ‘ervoor zorgen dat facturen zo snel en volledig mogelijk worden betaald’.
Ondanks dat debiteurenbeheer invloed heeft op de cashflow en liquiditeit, staat debiteurenbeheer bij veel organisaties niet bovenaan de prioriteitenlijst. In deze blog geven wij een aantal tips om uw debiteurenbeheer effectiever te maken.
Weet wie uw klanten zijn
Voorkomen is beter dan genezen. Ook het risico op onbetaalde facturen kan geminimaliseerd worden. Ondernemen blijft een risico, daarom is het altijd verstandig om vooronderzoek te doen voordat u met een klant in zee gaat. Hoe ziet bijvoorbeeld zijn betalingsgedrag eruit? Hoe zit het met de bedrijfsstructuur, ratings, jaar- en kerncijfers? Met andere woorden: voldoet zijn financiële situatie aan het door u gewenste niveau?
Deze informatie is eenvoudig te achterhalen door middel van een kredietrapport. Een kredietrapport is een uitgebreid rapport dat op basis van verschillende bronnen en analyses inzicht geeft in de kredietwaardigheid van een bedrijf, waardoor u beter een afweging kunt maken u of u geen kredietrisico’s loopt. Deze gegevens worden over het algemeen gebaseerd op het aantal openstaande schulden, jaarrekeningen (uittreksels van KvK) en ervaringen met andere partijen.
Maak vooraf duidelijke afspraken over de betalingstermijn
Wanneer u zaken doet is het belangrijk dat er geen onduidelijkheden zijn m.b.t. algemene, leverings- en betalingsvoorwaarden. In deze voorwaarden staat o.a. omschreven wat de betalingstermijn is en wat er gebeurt op het moment dat uw factuur niet op tijd wordt betaald. Betalingsvoorwaarden gelden alleen wanneer ze voor het sluiten van de overeenkomst tussen opdrachtnemer en opdrachtgever uitdrukkelijk zijn geaccepteerd als basis van de overeenkomst. Dit betekent dat u bij het uitbrengen van een offerte altijd uw voorwaarden moet bijvoegen.
Optimaliseer uw facturatieproces
Een andere maatregel die genomen kan worden is het optimaliseren van het facturatieproces. Het aanbieden van verschillende betaalmogelijkheden kan hierbij helpen. U kunt bijvoorbeeld middels een betaallink in de factuur, uw debiteur de mogelijkheid bieden om via iDeal te betalen.
Stuur direct na het verstrijken van de betalingstermijn een betalingsherinnering
Een betalingsherinnering is in principe niet anders dan uw klant eraan herinnert dat hij of zij uw (openstaande) factuur nog niet heeft betaald. Middels deze betalingsherinnering geeft u uw klant (lees debiteur) een mogelijkheid en termijn om het openstaande bedrag alsnog te voldoen. U kunt uw klant zowel telefonisch als schriftelijk hieraan herinneren. Wacht echter niet te lang met het herinneren van uw debiteur. Het is verstandig om standaard een vast aantal dagen, nadat de betalingstermijn van een factuur is verstreken, een betalingsherinnering te sturen of te bellen. Een periode van maximaal vijf werkdagen is daarbij een goed uitgangspunt.
Heeft u ook na het verstrijken van de, in de betalingsherinnering genoemde termijn, nog steeds geen betaling of reactie ontvangen? Zoals de naam al doet vermoeden, is een aanmaning een wat fermere poging om de debiteur tot betaling van de openstaande factuur te bewegen.
Lees hier meer over in onze blog ‘Debiteurenbeheer onder de loep: de betalingsherinnering, aanmaning en ingebrekestelling’.
Korting of rente
Een andere manier om klanten sneller te laten betalen, is uw klant te belonen bij goed (betaal)gedrag. U kunt bijvoorbeeld afspreken betalingskorting te geven op het openstaande factuurbedrag indien de factuur binnen tien werkdagen wordt betaald. U kunt ook in uw voorwaarden opnemen dat er rente in rekening wordt gebracht over het openstaande bedrag, indien de betalingstermijn is verstreken. In beide gevallen kan dit een gevoel van urgentie creëren bij uw debiteur.
Nog steeds niet betaald? Geef uw vordering uit handen aan een incassobureau
Heeft u ondanks meerdere pogingen geen succes, dan kan het inschakelen van een incassobureau de oplossing bieden.
Lees hier meer over in onze blog ‘Wanneer kunt u een incassobureau inschakelen?’.
Uw debiteurenbeheer uitbesteden
Structureel debiteurenbeheer is essentieel voor een organisatie die efficiënt en effectief wil werken. Debiteurenbeheer houdt meer in dan debiteuren aansporen om te betalen. De reden van een debiteur om niet te betalen ligt niet altijd aan onwil. Er kan sprake zijn van een niet geleverde dienst/product of om een foutieve factuur. Professioneel en consequent debiteurenbeheer kost dan ook veel tijd. Indien uw organisatie niet de mankracht heeft om dit uit te voeren, dan kunt u er voor kiezen om dit uit te besteden. Er zijn diverse redenen om het debiteurenbeheer uit te besteden. De belangrijkste is misschien wel dat u zich volledig op uw core business kunt concentreren.
Effectief debiteurenbeheer begint bij uzelf
Kortom: het voorkomen van onbetaalde facturen begint bij preventief handelen. Denk daarbij aan het opvragen van een kredietrapport, het opstellen van duidelijke betalingsvoorwaarden.
Vervolgens is het structureel benaderen van uw debiteuren middels een consequent maningsproces noodzakelijk. Is hier geen of te weinig tijd voor? Overweeg dan bijvoorbeeld het uitbesteden van uw debiteurenbeheer.
Wilt u graag meer weten over dit onderwerp? Neem dan gerust contact met ons op.
