Het is al even bekend dat het kabinet in overleg met het bedrijfsleven heeft afgesproken dat alle nieuwe leveranciers van de Rijksoverheid per 1 januari 2017 hun facturen elektronisch moeten indienen. De Rijksoverheid volgt hierin een harde lijn en zelfs een mail met bijgesloten PDF is niet meer toegestaan.
De leveranciers die zelf niet beschikken over een digitaal factureringssysteem, hebben de mogelijkheid om gebruik te maken van Digipoort, Leveranciersportaal of Simplerinvoicing. Software waarbij een groot aantal dienstverleners en ontwikkelaars van boekhoudsoftware zijn aangesloten. E-Invoicing binnen Europa
Niet alleen in Nederland is het bedrijfsleven gefocust op e-Invoicing (elektronisch factureren). Ook in België moeten leveranciers per 1 januari 2017 digitaal facturen aanleveren aan de overheid. Bovendien bepaalt de Europese richtlijn (2014/55/EU) dat uiterlijk november 2018 alle aanbestedende diensten (van de overheden) in Europa, in staat moeten zijn om elektronische facturen te kunnen ontvangen en verwerken.
Wat houdt e-Invoicing nu eigenlijk in?
E-Invoicing is het digitaal verzenden en afhandelen van een factuur. Het bestandstype of document kan verschillen en ook bepaalde handelingen omtrent het afhandelen van de factuur kunnen geautomatiseerd worden, bijvoorbeeld een digitale handtekening. Een elektronische factuur moet echter net als een papieren factuur wel aan een aantal eisen voldoen.
De eisen die in Nederland aan een factuur worden gesteld:
- De ontvangende partij moet akkoord gaan met de factuur.
- De wettelijke verplichte gegevens moeten op de factuur staan.
- De factuur moet te controleren zijn door de belastingdienst.
- De factuur moet authentiek zijn.
De vele voordelen van e-Invoicing
E-Invoicing kent vele voordelen. Naast dat het beter is voor het milieu, is het ook een stuk gebruiksvriendelijker, nauwkeuriger, sneller, eenvoudiger en scheelt ondernemers veel extra administratie.
E-Invoicing is niet alleen praktischer, maar er valt ook een boel te besparen. Bij elektronische verkoopfacturen bedraagt de besparing (gemiddeld) al snel zo’n €1,30 per factuur. De gemiddelde kosten voor alleen al het verzenden van een papieren factuur in het MKB bedragen plusminus €2,40. Een digitale bon versturen kost tussen de €0,05 en €0,30. Dat scheelt het bedrijfsleven op jaarbasis circa €2,6 miljard.
Hieronder een aantal voordelen op een rijtje:
- De gemiddelde kosten liggen lager (€0,05 tot €0,30 tegen €2,40).
- Lagere verzendkosten.
- Papiergebruik kan drastisch worden gereduceerd.
- Elektronische facturen en de bijbehorende handelingen zijn te automatiseren (standaard verzendingsdata, digitale handtekening etc.).
- Facturen zijn eenvoudiger terug te vinden, archiveren is minder noodzakelijk.
- Het verhoogt het gebruiksgemak en daardoor uw serviceniveau.
- Online facturen zijn vaak online toegankelijk en online te traceren.
- Minder administratie.
- U draagt bij aan een beter milieu.
E-Invoicing van BVCM
Nu ook de overheid volledig elektronisch wordt gefactureerd, is de verwachting dat elektronisch factureren in Nederland binnen 2,5 jaar de standaard is.
Ook BVCM probeert op het gebied van creditmanagement een voortrekkersrol te nemen om daarmee u te kunnen informeren over nieuwe ontwikkelingen en technieken. E-Invoicing van BVCM biedt u een zorgenvrij online facturatieproces. Deze SaaS-oplossing koppelt eenvoudig met uw huidige ERP-systeem, zonder het gebruik van hardware en extra software. Uw eigen administratie blijft dus leidend. Met één muisklik begint u al met het besparen op uw verzendings- en factureringskosten (al snel zo'n 60 tot 70 procent), verhoogt u uw klantretentie en daalt uw DSO met ten minste 20 procent.
Dankzij een speciale track-and-trace-module kunt u precies zien wat de status van uw factuur is.
Inspiratiesessies e-Invoicing/Order2Cash/BPO
Met grote regelmaat verzorgen wij inspiratiesessies over e-Invoicing/BPO. Ervaar hoe een online facturatieproces een impuls kan geven aan de bedrijfsresultaten van elke onderneming.
BVCM nodigt u uit om een inspiratiesessie e-Invoicing/Order2Cash/BPO over dit onderwerp bij te wonen. Tijdens deze sessie leggen we u graag uit wat elektronisch factureren is en welke voordelen u daarmee nog meer kunt behalen. Neem voor meer informatie contact met ons op.
