B2B vs. B2C incasso: wat zijn de belangrijkste verschillen?

Incasso is nooit standaardwerk. Of het nu gaat om een openstaande factuur van een consument of een zakelijke klant: de aanpak verschilt wezenlijk. In deze blog zetten we de verschillen tussen Business-to-Business (B2B) en Business-to-Consumer (B2C) incasso helder uiteen, zodat je als organisatie weet waar je aan toe bent – en wanneer je welke stappen kunt zetten.

Bij BVCM zien we dagelijks hoe belangrijk het is om het juiste traject te kiezen. Een goed begrip van de juridische kaders, communicatieregels en kostenstructuren voorkomt vertraging en onnodige discussies met de debiteur.

Wat is het verschil tussen B2B- en B2C-incasso?

De termen zeggen het eigenlijk al:

• B2B-incasso (Business-to-Business) betreft zakelijke vorderingen tussen bedrijven, zoals een BV, NV of eenmanszaak.
• B2C-incasso (Business-to-Consumer) heeft betrekking op particuliere debiteuren, zoals consumenten die via een webshop of dienstverlener producten of diensten afnemen.

Hoewel beide soorten incasso’s tot doel hebben om betaling te verkrijgen, verschillen de regels en aanpak aanzienlijk. Deze verschillen zijn belangrijk om te begrijpen als u problemen met openstaande facturen wilt voorkomen.

WIK-brief verplicht bij consumenten

Bij B2C-incasso bent u volgens de Wet Incassokosten (WIK) verplicht om eerst een WIK-brief te sturen. Dit is een kosteloze aanmaning waarin u de debiteur nog 14 dagen de kans geeft om de factuur te voldoen zonder extra kosten. Deze brief moet aan specifieke eisen voldoen:

• Het openstaande bedrag
• De exacte hoogte van de incassokosten en wettelijke rente
  
• Een correcte vermelding van de 14-dagentermijn (in de juiste bewoordingen)
  
• Een waarschuwing voor gerechtelijke stappen bij uitblijven van betaling

Zonder correcte WIK-brief mogen er géén incassokosten worden doorberekend aan de consument.

Bij B2B-incasso geldt deze verplichting niet. Zodra de betaaltermijn is verstreken, mag u de vordering direct uit handen geven aan een incassobureau. Het versturen van een ingebrekestelling is niet wettelijk verplicht, maar wordt in de praktijk wel aanbevolen.

Wat zijn de verschillen in incassokosten?

Bij het incasseren van openstaande vorderingen is het belangrijk om onderscheid te maken tussen particuliere en zakelijke debiteuren. De regels voor het berekenen van incassokosten verschillen namelijk aanzienlijk. Waar bij consumenten vaste wettelijke tarieven gelden, is er bij zakelijke klanten meer ruimte om afwijkende afspraken te maken. 

B2C – vaste staffel incassokosten (WIK):
De incassokosten bij particuliere vorderingen zijn wettelijk vastgelegd. Er mogen naast de verplichte incassokosten geen extra kosten in rekening worden gebracht. De hoogte van de netto vordering bepaalt de hoogte van de buitengerechtelijke incassokosten:

U mag hiervan niet afwijken, tenzij dit in het voordeel van de consument is.

B2B – incassokosten volgens de algemene voorwaarden:
Bij zakelijke incasso mag u in de overeenkomst of algemene voorwaarden afwijken van de WIK-staffel. U kunt bijvoorbeeld aanvullende kosten of hogere percentages hanteren, zolang dit vooraf duidelijk is overeengekomen.

Wettelijke rente: 2% vs. 8%

B2C (consument): De incassokosten zijn wettelijk vastgesteld op basis van een staffel. U mag hier niet van afwijken, tenzij het ten voordelen is van de consument. De rente is wettelijk bepaald en ligt momenteel op 2% per jaar.

B2B (zakelijk): Bij zakelijke vorderingen heeft u meer vrijheid. U mag – indien vastgelegd in de algemene voorwaarden – hogere of aanvullende incassokosten rekenen. Ook de rente is anders: de wettelijke handelsrente bedraagt momenteel 8%.

Dit verschil maakt het extra belangrijk om uw algemene voorwaarden goed vast te leggen en te communiceren. Voor zakelijke vorderingen kan rente dus een serieuze factor zijn, vooral bij grotere bedragen of lange looptijden.

Communicatie verschilt per doelgroep

De manier van communiceren bij incasso is cruciaal voor het succes van het traject.

• Consument (B2C): Duidelijke taal, eventueel per aangetekende post. Communicatie moet goed te begrijpen zijn voor de particulier.
• Zakelijk (B2B): Strakker, zakelijker en vaker telefonisch. Bedrijven reageren vaak sneller op directe opvolging.
  
  

Juridisch traject: sneller schakelen bij zakelijke incasso

Wanneer een factuur onbetaald blijft, kunt u bij B2B direct overgaan tot een gerechtelijke procedure. Er zijn geen verplichte tussenstappen, wat zorgt voor een sneller proces. Bij B2C bent u verplicht om eerst de WIK-brief te versturen én de 14 dagen af te wachten. Pas daarna kan een gerechtelijk traject worden gestart.

B2B vs. B2C incasso in één overzicht

Meer weten over dit onderwerp?
Wilt u graag meer informatie over dit onderwerp? Of wilt u wellicht advies over debiteurenbeheer en/of het inschakelen van incassobureau?
Neem dan gerust contact met ons op!