Last van niet betalende klanten? De eerste stap die u zelf kunt zetten bij een onbetaalde factuur, is het versturen van een aanmaning. Een aanmaningsbrief is een schriftelijke berichtgeving die u stuurt voordat er incassokosten in rekening gebracht worden. In deze brief brengt u uw klant (lees debiteur) op de hoogte van de extra incassokosten die volgen indien hij/zij niet binnen de aangegeven betaaltermijn betaalt.
Eerst herinneren, dan aanmanen
Het is belangrijk om goed contact te onderhouden met uw klanten. Direct een aanmaning sturen met bijkomende (incasso)kosten, draagt niet bij aan de relatie met uw klant. Daarom raden wij altijd aan om eerst schriftelijk óf telefonisch contact op te nemen met het verzoek de openstaande rekening(en) te voldoen. Zo kunt u tegelijkertijd nagaan wat de oorzaak van het niet-betalen is. Als er een reden is (geweest) voor het uitblijven van de betaling, is het verstandig om deze eerst op te lossen voordat u uw klant een betalingsherinnering stuurt. Echter, wacht ook niet te lang met het herinneren van uw debiteur. Het is verstandig om standaard een vast aantal dagen, nadat de betalingstermijn van een factuur is verstreken, een betalingsherinnering te sturen. Een periode van maximaal vijf dagen is daarbij een goed uitgangspunt.
Is het versturen van een aanmaning verplicht?
Het versturen van een aanmaningsbrief is verplicht indien uw klant een consument is. Dit is ter bescherming van de consument. Bij ondernemers is het versturen van een aanmaning niet verplicht, maar wel gebruikelijk.
Lees hier meer over in onze blog ‘Debiteurenbeheer onder de loep: de betalingsherinnering, aanmaning en ingebrekestelling’.
Richtlijnen aanmaning (sommatie)
Een aanmaning is een fermere poging om de debiteur tot betaling van de factuur te bewegen. Hieronder een overzicht van de richtlijnen conform de Wet Incassokosten (WIK).
Aanmaning vesturen voor een consumentenvordering:
- Geef de klant na ontvangst van de brief veertien dagen de tijd om de vordering alsnog kosteloos te betalen.
- Het factuur- en, debiteur- of klantnummer dient op de betalingsherinnering te staan.
- Geef duidelijk aan wat u eist van de debiteur: u eist de betaling van X euro op uw bankrekening (met BIC & IBAN) op een exacte datum of binnen een X aantal dagen, na ontvangst van de aanmaning.
- Uw klant dient geïnformeerd te worden over de gevolgen van wanbetaling (conform de Wet Incassokosten). Er moet vermeld te worden dat de vordering uit handen wordt gegeven aan een incassobureau, indien de vordering niet binnen de gestelde betalingstermijn wordt voldaan en dat de kosten hiervan voor rekening van de debiteur zijn. Tevens moeten de exacte (incasso)kosten worden vermeld.
Aanmaning vesturen voor een zakelijk vordering:
Betref het een vordering op een bedrijf/organisatie, dan is het niet verplicht (maar wel gebruikelijk) om een aanmaning te versturen. Na het verstrijken van de factuurtermijn kan de vordering direct uit handen worden gegeven.
Aanmaning aangetekend versturen?
Wij raden aan om de aanmaning zowel per gewone post als per aangetekende post te versturen. In het geval van een consumentenvordering is dit zelfs verplicht, om later bij de rechter (mocht het zover komen) aan te kunnen tonen dat de debiteur de aanmaning daadwerkelijk heeft ontvangen. Uw debiteur kan immers beweren dat hij/zij de aanmaning niet heeft ontvangen en/of eventueel een aangetekende brief weigeren.
Het is tevens belangrijk om alle herinneringen, aanmaningen, e-mails, faxen en bijbehorende verzendbewijzen goed te bewaren. Deze kunnen dienen als bewijsmateriaal indien het onverhoopt op een rechtszaak uitdraait.
Veertiendagentermijn in de aanmaning
De ‘veertiendagentermijn’ gaat volgens de uitspraak van de Hoge Raad in op de dag nadat de brief bij uw klant is bezorgd. Voor de verzending van de aanmaning wordt ook twee dagen gerekend.
Kortom: achterhaal altijd wat de reden is dat uw klant (lees debiteur) niet aan zijn of haar betalingsverplichting kan voldoen, geef tijdig bij uw klant aan binnen welke termijn nog betaalt kan worden en bewaar voldoende bewijsstukken om aan te kunnen tonen dat uw klant in gebreke is gebleven, mocht het leiden tot een rechtszaak.
Download een voorbeeld van een aanmaning (WIK-Brief) via de onderstaande knop
Meer weten?
Wilt u graag meer informatie of advies met betrekking tot dit onderwerp? Neem dan gerust contact met ons op.
