Er zijn veel organisaties die te maken krijgen met betalingsachterstanden. Betalingsachterstanden hebben niet alleen veel invloed op de liquiditeit, maar kunnen ook irritaties opwekken tussen u en uw klant. Wanbetaling volledig tegengaan, dat blijft lastig. Er zijn echter wel een aantal stappen die u kunt ondernemen om eventuele betalingsachterstand voor te zijn. In deze blog geven we u enkele tips.
1. Maak gebruik van een kredietrapport bij grote opdrachten of nieuwe opdrachtgevers
Voordat u in zee gaat met een nieuwe klant of een grote opdracht/order aanneemt, is het altijd verstandig om na te gaan hoe kredietwaardig uw (toekomstige) klant is. Deze informatie is eenvoudig te achterhalen middels een kredietrapport. Dit is een uitgebreid rapport dat op basis van verschillende bronnen inzicht geeft in de kredietwaardigheid van een bedrijf/klant en u helpt bij het inschatten van kredietrisico’s. Deze gegevens worden over het algemeen gebaseerd op het aantal jaarrekeningen (uittreksels van KvK), ervaringen met andere partijen en openstaande schulden.
2. Verstuur op tijd de factuur volgens de wettelijke richtlijnen
Wanneer u een dienst verleend of product verkoopt, is het niet toegestaan om eindeloos te wachten met het versturen van uw factuur. Iedere organisatie is gebonden aan een uiterlijke uitreikingsdatum. De Belastingdienst eist dat een factuur verstuurd moet worden op vijftiende dag van de maand die volgt op de maand waarin u hebt geleverd. Daarnaast dient de inhoud van de factuur aan een aantal te eisen voldoen:
- uw btw-nummer
- het btw-bedrag
- de factuurdatum
- uw naam en adres
- de naam en het adres van uw afnemer
- uw KVK-nummer
- de datum
- welke goederen of diensten u levert
- hoeveel goederen u levert
3. Houd uw (debiteuren)administratie bij
Een duidelijk overzicht van inkomsten en uitgaven is het halve werk. Het bijhouden van uw debiteurenadministratie is van groot belang voor uw liquiditeit. Hiermee kunt u voorkomen worden dat uw uitstaande facturen te laat of niet worden betaald. Het voeren van goed debiteurenbeheer en het bijhouden van uw debiteurenadministratie is in principe niets anders dan ervoor zorgen dat uw uitstaande facturen worden betaald. Dit lijkt een hoop werk en neemt wellicht tijd in beslag die u liever gebruikt om u te kunnen focussen op uw core business, maar kan een hoopellende besparen.
4. Besteed uw debiteurenbeheer uit
Naast het versturen van herinneringen raden wij ook aan om telefonisch contact op te nemen met uw klanten in het geval van wanbetaling. Een beller krijgt zijn geld sneller! Debiteurenbeheer vraagt echter om expertise en tijd. Indien u dit niet heeft, kunt u overwegen uw debiteurenbeheer uit te besteden. Wanneer u uw openstaande facturen (vorderingen) uitbesteedt, betekent dit natuurlijk niet dat u de regie verliest. U bepaalt nog steeds de wijze waarop uw debiteurenbeheer moet worden vormgegeven.
5. Stuur direct na het verstrijken van de betalingstermijn een betalingsherinnering
Een betalingsherinnering is niet anders dan uw klant eraan te herinneren dat uw (openstaande) factuur nog niet is betaald. Middels deze betalingsherinnering geeft u uw klant de mogelijkheid het openstaande bedrag alsnog te voldoen. Het is verstandig om standaard een vast aantal dagen, nadat de betalingstermijn van de factuur is verstreken, een betalingsherinnering te sturen óf te bellen. Een periode van maximaal vijf werkdagen is hierbij een goed uitgangspunt.
Lees hier meer over in onze blog ‘Effectief debiteurenbeheer: tips voor ondernemers’.
6. Schakel een incassobureau in
Blijft betaling nog steeds uit, dan kunt u er uiteraard voor kiezen om uw openstaande vordering ter incasso aan een incassobureau uit handen te geven. Hierbij kunt u de keuze maken om uw vordering te laten incasseren middels incasso no cure no pay. Bij incasso no cure no pay bent u het incassobureau alleen een betaling verschuldigd indien de vordering succesvol wordt geïncasseerd. Met succesvol wordt bedoeld dat de openstaande vordering middels het minnelijke traject wordt voldaan.
Het grootste voordeel hiervan is dat de liquiditeit van uw organisatie hier niet onder lijdt. Een ander voordeel van no cure no pay incasso is dat u hierdoor in principe een ongelimiteerd aantal openstaande vorderingen aan het betreffende incassobureau kunt uitbesteden.
7. Start met de gerechtelijke procedure
Indien het incassobureau er niet in slaagt om uw vordering middels het minnelijke traject te incasseren, is het opstarten van de juridische procedure de volgende stap. De rechterlijke macht zal dan uitspraak doen over de openstaande vordering en indien dit vonnis positief uitvalt (voor u als leverancier) kan een deurwaarder de openstaande betaling alsnog afdwingen bij uw klant (debiteur).
Lees hier meer over in onze blog ‘Wat is een gerechtelijke procedure?
Tips en informatie
Meer weten over dit onderwerp? Of wilt u graag advies over debiteurenbeheer en/of het inschakelen van incassobureau? Neem dan gerust contact met ons op.
